MAILA für Steuerkanzleien
Ein Dokument im Portal ist
noch keine Kommunikation.
DATEV erstellt die Auswertung. Mandantenportale stellen das Dokument bereit – gelesen wird es oft nicht. MAILA formuliert daraus die verständliche Nachricht mit Zahllast, Frist und nächstem Schritt und stellt sie dorthin, wo Ihr Mandant täglich arbeitet: ins normale E-Mail-Postfach. Aus dem Postfach Ihrer Kanzlei, nach Ihrer Freigabe.
Sehr geehrte Damen und Herren,
in Ihrem Portal steht ein neues Dokument zur Verfügung. Bitte melden Sie sich an, um es einzusehen.
Sehr geehrte Damen und Herren,
Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung für März 2026 ist fertig. Es ergibt sich eine Zahllast von 4.812,00 €.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 10.04.2026 an das Finanzamt.
Mit freundlichen Grüßen
Warum MAILA
DATEV stellt Auswertungen bereit. MAILA macht daraus verständliche Mandantenkommunikation.
Der Schritt von der fertigen Auswertung zur verständlichen Nachricht erfolgt in den meisten Kanzleien noch von Hand. Genau diesen Schritt übernimmt MAILA – ohne Ihre bestehenden Systeme zu ersetzen.
MAILA wurde eigens für die datenschutz- und berufsrechtlichen Anforderungen von Steuerkanzleien entwickelt – nicht nachträglich daran angepasst.
Ergänzt Ihre Kanzleisoftware
Keine Umstellung Ihrer Prozesse. MAILA übernimmt ausschließlich den bisher manuellen Kommunikationsschritt – DATEV, DMS und Postfach bleiben, wie sie sind.
Kommunikation statt Dokumentenzustellung
MAILA stellt nicht nur ein PDF bereit. Es formuliert die verständliche Nachricht mit Zahllast, Frist und nächstem Schritt – so, dass der Mandant sofort weiß, was zu tun ist.
Keine zusätzliche Mandantenplattform
Ihre Mandanten erhalten die Information als normale E-Mail aus dem Postfach Ihrer Kanzlei. Kein weiteres Portal, kein zusätzlicher Login.
Bald genügt das Ablegen.
Mit MAILA 2.0 entfällt der letzte Handgriff. Sie legen die Auswertung wie gewohnt in Ihr DMS- oder DokAb-Register – MAILA erkennt sie dort, formuliert die verständliche Mandanten-E-Mail und legt sie als fertigen Entwurf in Ihr Postfach. Sie prüfen und senden.
Auswertung ablegen
In Ihr DMS- oder DokAb-Register – genau wie bisher, ein Schritt, den Sie ohnehin machen.
Entwurf im Postfach
Die fertige Mandanten-E-Mail liegt als Entwurf in Ihrem Postfach. Sie prüfen und senden.
MAILA 1.0 bleibt unverändert verfügbar. 2.0 kommt additiv dazu – ohne Umstellung Ihrer Prozesse.
Der Ablauf
Fünf Schritte. Vier davon macht MAILA.
Sie arbeiten in DATEV weiter wie bisher. Ab dem Moment, in dem die Auswertung exportiert ist, übernimmt MAILA – bis auf die Freigabe, die bei Ihnen bleibt.
Auswertung entsteht
Die UStVA wird in DATEV wie gewohnt erstellt und in den Ablageordner exportiert.
Automatisch erkannt
MAILA erkennt Dokumenttyp, Zeitraum und Mandant – ohne manuelle Zuordnung.
E-Mail entsteht
Zahllast, Fälligkeit und nächster Schritt in verständlichen Worten, mit PDF im Anhang.
Sie geben frei
Empfänger, Betrag und Text erscheinen zur Prüfung. Ohne Freigabe kein Versand.
Versand
Über Microsoft 365 oder SMTP – aus dem Postfach Ihrer Kanzlei oder Ihrer Mitarbeitenden.
Die Kanzlei behält die Kontrolle
Automatisiert heißt nicht unbeaufsichtigt.
MAILA nimmt Ihnen die Wiederholung ab, nicht die Verantwortung. Jede Nachricht durchläuft Ihre Prüfung, bevor sie den Mandanten erreicht.
Kein Versand ohne Freigabe
Jede Auswertung wird Ihnen mit erkanntem Mandanten, Empfänger und Betrag vorgelegt.
Unsicheres wird markiert
Wo die Zuordnung nicht eindeutig ist, weist MAILA darauf hin, statt zu raten.
Ihr Absender, Ihr Postfach
Die E-Mail kommt von Ihrer Kanzlei – nicht von einem fremden Versanddienst.
Persönlicher Versand
Mitarbeitende versenden an ihre eigenen Mandanten – aus dem eigenen Postfach.
Anhänge schützbar
Auswertungen lassen sich als passwortgeschütztes PDF versenden.
Nachvollziehbar
Jeder Verarbeitungs- und Versandschritt wird protokolliert.
Sicherheit und Datenschutz
Mandantendaten bleiben in Deutschland.
MAILA verarbeitet Auswertungen ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag Ihrer Kanzlei. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO bleiben Sie.
Betrieb in Deutschland
Verarbeitung und Datenhaltung in deutschen Rechenzentren, getrennt je Kanzlei.
Berufsgeheimnis gewahrt
Verpflichtung nach § 203 StGB als fester Bestandteil jedes Vertrags.
AVV und TOMs inklusive
Auftragsverarbeitungsvertrag, technische Maßnahmen und Subunternehmerliste liegen dem Vertrag bei.
Verschlüsselte Übertragung
Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert, Übertragung durchgehend über TLS.
Kontakt
MAILA in Ihrer Kanzlei einsetzen?
Wir begleiten die Einführung persönlich – von der Einrichtung über den ersten Testversand bis zum laufenden Betrieb. Melden Sie sich unverbindlich.
Ausblick
Woran wir darüber hinaus arbeiten.
MAILA ist heute verfügbar. Auf derselben Plattform entstehen weitere Bausteine für die Kanzleiarbeit. Sie sind nicht Bestandteil des heutigen Leistungsumfangs.
Strukturiert unsortierte Dokumente automatisch: erkennt Dokumentgrenzen, gruppiert Seiten zu verwertbaren Einheiten und bereitet sie für die Verarbeitung vor.
Strukturiert die monatliche Lohnkommunikation zwischen Kanzlei und Mandant. Krankheit, Urlaub, Stunden sowie Ein- und Austritte werden als strukturierte Angaben erfasst statt per E-Mail, Excel und Telefon – und beantworten jederzeit die Frage, ob der Abrechnungsmonat vollständig ist.